今さらながらメールの話 投稿:

おはようございます!ココロです。

いつもご愛読頂きありがとうございます。

先日終戦記念日でしたね。

毎年この時期には必ず終戦記念ドラマや特集が組まれていますね。

僕たち世代はまったくその事実を知らない。

ですので出来る限り見て感じる事にしています。

最近とは言えませんが少し前にそういう類で言えば

本屋大賞に選ばれた「永遠のゼロ」は一気に読んだ記憶があります。

涙が止まらない、僕たちはなんて裕福なんだろうと再確認しました。

こんな暑い日にはエアコンの効いた部屋で読書なんかいかがでしょうか。

そして暑い夏はまだまだ続きます。


さて本日はメールの使い方やそれにまつわるエピソードをお話をしようと思います。

メールは現代ビジネスにおいて欠かせないモノだと思います。

私は会社を1日休むとメールの発掘と整理で

おおよそ午前中がつぶれるようなそんな感じです。

ここでメールの使い方を話しても仕方ないので

私の経験からメールに関する上司とのやり取りのエピソードと

お客様とのやり取りで活用している内容をここでは書きます。

~上司編~

当時の上司は本当によくメールをなくすというか

送っても大半読んでいない事がしばしば。

例えばPT会社様からエンジニアさんの提案があった際に

上司が探しているスペックの方がいらっしゃたりすると

転送してお知らせしていましたが、大半がすぐに読まれずに

翌日くらいの対応になったり、ひどい時は2日くらいしてから

その話があがってくるような方でした。

せっかく優秀な方をPT様からご提案頂いているにも関わらず

他社様で先に決定してしまうなど弊害もたくさんありました。

そこでまず上司とこの件についてミーティングを行い、

なぜメールが行方不明になるのかなどを話し合いました。

実際に使っているメーラーの中身を見せてもらったら謎は解けました。

仕事以外のメールで溢れている。。
※1(ゴルフ場からの案内や、IT系商材の宣伝、ビジネスホテルやどこから来たのか謎の出会い系など。。)


関係各部署からのCCメールがやたらに多い。
※一人で何役もこなしている方だったので仕方ありませんが。。


意味のないメールもそのまま残してあるからノイズが多い。

まずアドバイスしたのは、

・仕事以外で会社のアドレスを使わないようにすること。
※1は別のアカウントを取ってそれで対処したほうがいいとアドバイス。


・私からのCCメールは極力減らし口頭で伝えるようにする。

そもそもCCメールは言ったか否かを証明する為に使用している事が多いと思います。

そもそも読まれていなかったりするようであれば送ってないのと同じなので

いっその事本当に重要な事以外では使わないようにしました。

それでも必要がありCCメールを使用した際は、送ってある事を口頭でお伝えする。


このデジタル時代の対応とは思えないですが

個別でITレベルを測ったりして、その方にあった方法を模索するほうがいいです。

あとはPT様からエンジニアさんをご提案頂いている場合は

題名に「【△〇㈱様からの提案】 JAVA SE 30歳男性 南海岸和田駅 希望金額70万」

といったようにタイトルだけで何かが一目でわかるように

一行書き足すようにして転送するようにしていました。


それまでは文章に詳細を書いていましたが埋もれるとまったく意味がないわけで、

これに変えてからはほとんど漏れがなくなりました。

アナログですが、お互い営業で外に出ているわけで顏を合わさない日もあります。

重要なメールを送っている際は読んでもらえてると勝手に思いこまず

顏を合わした際に声をかける、会わないのであれば電話で伝える、

面倒な事ですが少しの工夫で格段に効率があがります。

同じような経験をされている方はきっといらっしゃると思います。

とどのつまり、いかに同じ情報を共有できているか、

その為であれば方法はなんでもいいのです。

思い当たる方は是非工夫してみてください。


~お客様へのメール~

これはずっと実践してきている事ですが

事前にアジェンダをメールでお送りしてから

ご訪問させて頂く事をやっています。
※すべてではありませんが、かなり多いです。

意外に周りの営業さんに聞いてもやっていない方が多いですが

特に多忙なお客様だと話がスムーズで気持ちよく訪問できます。

ただやはり定期訪問のようなアポイントだと事前にアジェンダを

用意する事が難しい事もあります。

そんな時でも必ず何か書くようにクセづけるようにすると

訪問時に話す内容が何か見つかります。

簡単でシンプルな事なのですが、すごく効果があり

お客様にとっても自分にとってもすごくプラスになるメールです。

サンプル風に書いておきます。

◇訪問時のアジェンダ
・下期の動向(特に受託案件について)
・弊社のアサイン状況
・ご紹介のお願い


普通の挨拶や時間の確認後にこういう文章を付けています。

訪問時にどういった話に展開していくかはまた別の投稿であげようと思います。

上記のように話す内容を決めて訪問すると聞き忘れもありませんし

何よりお客様のほうも訪問時までに話す内容を考えていてくれるので本当に合理的です。

簡単にさらっと書いた内容なので物足りないところもあるかもしれませんが

本日はこのあたりで失礼致します。

本日も最後までお読み頂けたコト感謝致します。

また来週の投稿を楽しみにしていてください。

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