真似から学ぶこと(例:企画書のPDF化、ニュース、メール) 投稿:

ミナミです。

前回、SES/派遣契約をベースにIT営業について書いたが、私の場合、企画書を作って提案営業することもある。

そんな中での、テクニック話を一つしよう。
私は、企画書を作るだけでなく、先方が作った企画書を読むことも多い。
どちらかと言えば、作るよりも読むことの方が多いぐらいだ。
SI、ITベンダー、広告代理店、印刷会社、デザイン会社。
色んな会社が作る企画書を拝見する中、とある印刷会社の提案資料に感動を覚えたことがあった。
感動を覚えたのは、パッと見た瞬間のレイアウトにである。
空白の使い方やフォントの種類、フォントサイズや配置などに拘りを感じた。
DTPを理解している人の作りだ。

作り方が気になり、直接尋ねてみた。

ミナミ
 「この提案書、オシャレですね〜。InDesignで作ってるんですか?」
お客様
 「いやいや、素材作りでIllustratorやPhotoshopを使ってはいるけど、提案書自体はPowerPointで作っているよ。」

確かにPowerPointで作ったようにも見える。
ただ、資料として印刷した時に見栄えが、私が今まで作ってきたものと明らかに違った。
そこで、何が違うかよく見比べてみる。

ピンポイントの話で申し訳ないが、PowerPointで作った資料を1ページに2枚上下で印刷する時に皆様はどうされているだろうか。
通常はPowerPointの機能を使い、
[印刷] → [配付資料] → [2スライド]
とするだろう。

そうすると以下のようなA4資料になる。

teiansho1
PowerPointの機能を使って1枚に2ページを表示させると、どうしても上下左右に大きく余白ができる。

先方との提案書の作りで余白の違いに気付いたので、お客様と打ち合わせ時に再度質問してみる。
ミナミ
 「PowerPointの資料をPDFにされる時、PowerPointの機能を使って上下に2ページ表示されてないですよね?どうやられているのですか?」
お客様
 「あ~、アレ?普通にプリンターのドライバを使って上下に2枚印刷でPDF化しているだけだよ。」

普通って何だろう。。。
残念ながら、私が会社で使っていた複合機のドライバ機能では、印刷として上下で2枚印刷できても、その設定のままPDF出力する機能がなかった。

ただ、何らかのソフトを使えば簡単にPDF出力ができるだろうと考え探してみると案の定、簡単に見つかった。
以下のフリーソフトを使えば容易にできる。
CubePDF

そうすると、以下のようにPDF化できる。

teiansho2
見比べて頂きたい。

teiansho3
A4用紙をフルに使っている方が見た目が良くないだろうか。
WEBベースでは分かり辛いが、印刷し打ち合わせ資料として使ってみると、どうしてもPowerPointの機能で配付資料にした方が余白が多く見窄らしいのだ。

自分よりも凄いと思う人の真似をすることは成長に繋がる。

ただ、最近思うことがある。
真似して成長するにも、気付きがなければ真似しようとも思わないということだ。

真似をする前に「自分と何が違うか」と分析するだろう。
分析の前に「どうやったら同じことが出来るだろうか。」と疑問が湧く。
疑問が湧く前に、「凄い!」と驚きから始まる。

私が最近思うことは、「へ~、凄いな~」で終わる人が非常に多いということだ。
更に言えば、資料は単なる資料と思い、凄いと思わない人もいるということだ。

先ずは、凄いと思わなければ最終、真似するところまで繋がらない。
なぜなぜ分析も、何故という疑問符がつき違いあることを認識していなければ何も始まらない。

他の最近の例をあげよう。

仲の良いお客様から電話がかかってきた。本題の前に雑談から会話が始まる。
お客様(◆◆さん)
 「貴社のグループ会社の△△△、●●銀行や××銀行から銀行保証付私社債が発行されてましたが上場でもするおつもりですか?」

驚いた。グループ会社のホームページのニュース欄に小さく記載があるだけの事柄だった。

電話が終わると、私の周りで電話の内容を聞いていた上司や部下から、「よく、会社のことを見てる人やな~」であったり「電話、◆◆さんですか?やっぱり凄いですね。」などの声があがる。

私も素直に凄いと思った。
が、同時に疑問がわく。

どうやって、気付いたのか。
業務に追われる毎日の中、各社の最新情報を常にチェックするのは、私には時間的に出来ないことである。ましてや、お電話いただいたお客様は私よりも多忙な方だ。
何らかの仕掛けがあると考える。

そして、気付く。◆◆さんがデスクから電話する時は、相手のホームページを開き、ニュース欄に目を通しながら電話するということをテクニックとして使っていることを。
更にそれが習慣化していることにも気付く。習慣化していなけば、対お客様ではなく、下請企業に電話する時に、WEBのニュース欄に小さく書かれている内容を知るはずがない。
確かに、営業トークとしては有効である。
商談前のリラックストークで天気や世間話で雑談するよりも、先方の最新ニュースで話題を振る方が、「この人は当社のことをよく調べている」など好印象を与えたり、更に有益な情報が手に入ったりするだろう。

◆◆さんは凄い人で終わって思考を止めていたら、気付かないことである。

直ぐに、気付いたことを部下にも伝え、営業部のノウハウとした。

記事が長くなったが、最後にもう一つココロから真似したテクニックを書こう。

かなり昔の話で、ココロと私では営業としての実力が圧倒的に差があった頃の話だ。
初めてサシで飲み行った時、ココロがこんなテクニック話をしていた。
ココロ
 「忙しいお客様にアポイントってどうやって取ってる。情報交換をしたいでアポと言ったところで、相手も無駄な時間を過ごしたくないので嫌がられる。だからアジェンダ(議題)をメールで先にお送りし15分だけ時間を貰うようにする。1.・・・・について、2.・・・・について、3.・・・・についてと話したい内容をアジェンダとしてメールを送っておくと話す内容も分かるので会ってくれるし、相手も準備ができて時間の効率化ができるので喜ばれる。」

この日より、忙しいお客様や準備をして欲しいと思うお客様にはアジェンダ(議題)を先にメールで送るというのは、私のテクニックの一つになった。

是非、自身が凄いと思う人のテクニックは積極的に真似をして欲しい。
そして、凄いと思った瞬間が自分のテクニックを磨けるチャンスだと感じて欲しい。


本日も最後までお読みいただきありがとうございました。

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